Debitoor, le logiciel de gestion commerciale avec extranet pour auto-entrepreneurs

Sommaire

Debitoor est un logiciel de facturation, de gestion commerciale et de comptabilité destiné aux micro-entreprises et aux auto-entrepreneurs.

Basé au Danemark, il étend ses capacités et son réseau dans toute l’Europe depuis 2012. Il est d’ailleurs conforme à la loi anti-fraude à la TVA et au règlement général de la protection des données.

Infos rapides

CatégorieInformations
Prix4€ à 30€/mois
Plateformes disponiblesSaaS sur le Cloud, Android, iOS
Note client4,4/5 sur Capterra (40 votes)
Fonction principaleFacturation, gestion commerciale et comptabilité

Prix

Debitoor dispose de 4 modes d’abonnement, qui s’adaptent en fonction du niveau d’activité de l’utilisateur :

  • XS : 6€ par mois, ou 4€ par mois si payé annuellement ;
  • S : 10€ par mois, ou 8€ par mois si payé annuellement ;
  • M : 15€ par mois, ou 12€ par mois si payé annuellement ;
  • L : 30€ par mois, ou 24€ par mois si payé annuellement.

Le tarif XS permet :

  • La création de 100 factures par an ;
  • L’automatisation de factures récurrentes ;
  • La création d’avoirs ;
  • La création de modèles de factures ;
  • La gestion des rappels de paiement ;
  • L’accès pour le comptable ;
  • L’enregistrement de 100 dépenses et de leurs documents associés ;
  • Le suivis des profits et pertes ;

Le tarif S ajoute :

  • Un total de 400 factures par an ;
  • Les devis ;
  • Les bons de livraison ;
  • La personnalisation de l’apparence des factures.

Le tarif M ajoute :

  • Un total de 800 factures par an ;
  • Les rapports TVA ;
  • Le bilan comptable ;
  • La gestion des dépenses, des actifs et des amortissements ;
  • L’importation et le rapprochement des données bancaires.

Le tarif L inclut l’intégralité du logiciel, sans aucune limite pour les documents créés et enregistrés, et permet jusqu’à 3 utilisateurs. De plus, tous les tarifs incluent :

  • L’accès à l’API ;
  • L’accès à l’application mobile ;
  • Les paiements en ligne ;
  • L’export des données.
Tarifs de Debitoor
Tarifs de Debitoor

Avis client

Debitoor a des avis aussi bien par ses utilisateurs que par des sites professionnels. La majeure partie de ses utilisateurs sont des petites entreprises et des freelances, pour en citer quelques-uns :

  • Événements : Vittel Events, organisation d’évènements professionnels et de séminaires ;
  • Marketing : Kvasir Marketing, service de rédaction, de marketing digital et de community management sur les réseaux sociaux ;
  • Transport et logistique : Le Transporteur du Pauvre, service de déménagement et de transport.

Plateformes disponibles

Debitoor est hébergé sur le Cloud, et on peut donc y accéder à partir du navigateur web de tout appareil. Son affichage est également adaptatif aux dimensions des écrans de smartphones. Debitoor dispose d’une application mobile sur Android et iOS.

Prise en main de Debitoor

L’interface de Debitoor est moderne et aérée. Dans la fenêtre d’affichage principal à l’accueil, on retrouve les indicateurs suivants :

  • Les revenus ;
  • Les frais ;
  • Le rapport entre les revenus et les frais ;
  • La caisse et les comptes bancaires.

En haut à gauche de l’écran, on a un raccourci pour la création de factures, frais, devis, clients et produits. En bas à droite, il y a l’assistance par chat. Dans la barre latérale à gauche, on retrouve les menus suivants :

  • Accueil ;
  • Factures ;
  • Devis ;
  • Frais ;
  • Banque ;
  • Rapports ;
  • Contacts ;
  • Produits ;
  • Notifications ;
  • Paramètres.
Accueil de Debitoor
Accueil de Debitoor

Fonctionnalités de Debitoor

Création de document

Dans l’éditeur de factures, on renseigne les informations générales de la facture :

  • Les informations sur le client ;
  • Les détails de la facture, dont les conditions de paiement et l’échéance (pré insérées par défaut) ;
  • Les articles à facturer ;
  • Les options de la facture ;
  • Les termes, conditions ou remarques additionnelles ;
  • Les pièces jointes.

Les réductions peuvent être ajoutées par article. Il est à noter que la distinction entre les produits et les services est effectuée en sélectionnant la quantité et l’unité. Un aspect ergonomique de l’éditeur est qu’on peut insérer un client ou un article depuis la base de données, mais aussi les enregistrer ou éditer depuis l’éditeur. Dans les options de la facture, on peut configurer :

  • Le mode d’affichage du prix : HT ou TTC ;
  • La réduction ;
  • La langue de la facture ;
  • La devise et le taux de change (qui est inséré automatiquement).

Les boutons en haut à droite de l’éditeur permettent ensuite les actions suivantes :

  • Enregistrer et/ou finaliser la facture ;
  • Afficher un aperçu dans Debitoor ou en PDF ;
  • Imprimer la facture ;
  • Envoyer le proforma ;
  • Convertir en facture récurrente ;
  • Copier ou supprimer la facture ;
  • Modifier le modèle.
Éditeur de factures debitoor
Éditeur de factures

Modèles de factures

Dans les modèles de facture, on personnalise l’apparence des documents :

  • Le choix d’un modèle pré fait ;
  • Le logo ;
  • La police et les couleurs ;
  • La mise en page.

Dans les options, on peut choisir d’afficher ou de masquer les éléments suivants :

  • Le nom de l’entreprise ;
  • Le numéro de client ;
  • Les numéros des produits ;
  • Les quantités ;
  • Les unités ;
  • Le prix ;
  • L’image du produit ;
  • La TVA ;
  • La signature.
Configuration de modèle de facture debitoor
Configuration de modèle de facture

Envoi de document

Une fois les documents validés, un e-mail pré fait éditable est envoyé au client. Un lien d’accès au document sur l’extranet de Debitoor et une copie en PDF y sont attachés. Dans l’affichage extranet du document, le client peut envoyer des commentaires pour communiquer directement avec l’utilisateur. Du côté de l’utilisateur, on est notifié quand le client voit le document ou envoie un message. Les échanges de messages sont ensuite consultés dans la facture même.

Affichage de la facture en extranet debitoor
Affichage de la facture en extranet

Paiements et relances

Une fois la facture envoyée au client, Debitoor propose d’enregistrer un paiement. Pour cela, il y a 3 manières de procéder :

  • En enregistrant un paiement en espèces à partir de la facture ;
  • En envoyant un lien de paiement en ligne au client ;
  • En important les données de transactions bancaires.

Pour les paiements en ligne, il faut synchroniser un compte PayPal ou SumUp. Une fois cela fait, on peut envoyer la facture au client par e-mail accompagné d’un lien de paiement. Le paiement effectué à partir de ce lien sera enregistré automatiquement dans la facture.

Pour le rapprochement des données bancaires, on importe un relevé bancaire au format CSV. Debitoor va ensuite le synchroniser à chaque facture automatiquement.

Enregistrement de paiement en espèces debitoor
Enregistrement de paiement en espèces

Quand la date limite de règlement approche ou est dépassée, on emploie la fonction rappels pour relancer le client. On peut y mentionner les conditions de retard convenues dans la facture pour rafraîchir la mémoire du client. Les rappels figurent également dans l’historique de la facture.

Création de rappel debitoor
Création de rappel

Factures récurrentes

La création de factures récurrentes est essentiellement la même que celle des factures normales, avec un groupe de champs additionnels pour définir leur fréquence. On retrouve notamment :

  • La date de la facture suivante, ou la date de la première facture ;
  • La fréquence : hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel, ou personnalisé ;
  • La durée : indéfinie, arrêter après un nombre défini, arrêter après une date définie ;
  • Les options d’envoi : création de proforma à envoi manuel, envoi de facture automatique.

Les factures récurrentes sont utiles pour les cas où les clients achètent régulièrement les mêmes articles ou disposent d’un abonnement. Les configurations au niveau de la fréquence de facturations sont également très flexibles. La fréquence peut être personnalisée jusqu’au nombre de jours près, et la durée de facturation automatique peut être définie pour un nombre de factures ou une date limite.

Configuration de facture récurrente debitoor
Configuration de facture récurrente

Rapports et analyses

On retrouve les rapports suivants dans la barre latérale :

  • La TVA : résumé des ventes et des frais, et aide à la déclaration ;
  • Le compte de résultat : revenus, coûts directs et indirects, frais bancaires et financements, taxes ;
  • Le bilan : actifs, fonds propres, dettes.

Ces informations sont utiles surtout à l’expert-comptable, qui va se connecter pour récupérer ces données pré triées.

Bilan comptable de Debitoor
Bilan comptable de Debitoor

Fonctionnalités supplémentaires de Debitoor

En complément des fonctionnalités basiques pour la gestion commerciale, Debitoor dispose de quelques spécificités dans le reste de ses fonctions. Nous allons voir quelques-uns de ces détails dans les domaines suivants :

  • La gestion des contacts ;
  • La gestion des produits et services ;
  • La synchronisation bancaire ;
  • Les notifications et les échanges avec le client.

Gestion des contacts

Dans le menu contacts, on dispose des sous-menus suivants :

  • Clients ;
  • Fournisseurs ;
  • Comptable ;
  • Équipe.

La gestion des clients est simplifiée sur Debitoor, et on retrouve simplement la liste des clients avec les informations suivantes :

  • Nom ;
  • Adresse postale et pays ;
  • Adresse e-mail et numéro de téléphone ;
  • Numéro de TVA UE ;
  • Le numéro de référence du client dans la base de données ;
  • Les notes additionnelles ;
  • Les conditions de paiement (le délai par défaut).

On note en particulier l’inclusion du numéro de TVA intracommunautaire. Ce numéro sera utilisé pour calculer automatiquement les conditions de la TVA pour les contacts dans différents pays de l’Union européenne.

Dans les fiches clients, on peut télécharger un relevé de compte et une liste des factures impayées. Les documents sont triés par onglets : factures, devis, avoirs, et bons de livraison.

Les champs pour les fournisseurs sont identiques, avec une option pour créer un frais plutôt qu’un relevé de compte. Dans les menus comptable et équipe, on peut donner l’accès à un expert-comptable et, sur le tarif L, 2 autres utilisateurs.

Fiche client dans Debitoor
Fiche client dans Debitoor

Gestion des produits et services

Dans le menu produits, on enregistre les informations basiques suivantes :

  • Le nom ;
  • La description ;
  • Le numéro de produit (un code de référence) ;
  • Le prix HT, la TVA et le prix TTC ;
  • Le type d’unité utilisé ;
  • Le prix de revient ;
  • Une image du produit.

On remarque l’inclusion du prix de revient, qui sera utile dans les rapports. Il est aussi à noter que Debitoor crée automatiquement un code pour le numéro de produit si l’utilisateur n’en définit pas un.

La distinction entre les produits et services est implicite. En effet, quand on enregistre un produit, il n’y a pas d’option pour noter qu’il s’agit d’un service. En revanche, pour cette distinction, on dispose des types d’unité suivants :

  • Par quantité : pièce, boîte ou pack ;
  • Par poids : kilogramme ou tonne ;
  • Par durée : minute, heure, jour, nuit, semaine, mois, ou année ;
  • Par distance : mètre, kilomètre ;
  • Par surface et volume : mètre carré, mètre cube, litre ;
  • Autres unités : par mot ou par lumens.

Non seulement on dispose de précision au niveau de la durée des services, mais en plus, ces différents modes de mesure s’adaptent à toutes sortes d’entreprises. Par exemple, les compagnies de textile peuvent facturer leurs tissus au mètre carré, ou encore, les rédacteurs et traducteurs peuvent facturer leurs clients au nombre de mots.

Fiche produit dans Debitoor
Fiche produit dans Debitoor

Synchronisation bancaire et gestion des dépenses

Debitoor dispose d’une fonctionnalité de rapprochement bancaire automatique très pratique. Elle permet d’importer un relevé bancaire, puis de synchroniser les entrées et sorties de caisse aux factures, autres revenus et aux dépenses. Les factures extérieures représentant des dépenses peuvent également être scannées et importées dans Debitoor grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR). Ces informations seront ensuite triées par le logiciel, et affichées dans les rapports.

Dans le menu banque, tous les paiements et les transactions sont insérés. On peut aussi ajouter manuellement les paiements suivants :

  • Les paiements de factures ;
  • Les paiements de frais ;
  • Les paiements pour un avoir ;
  • Les transferts vers un second compte bancaire.
Menu banque debitoor
Menu banque

Notifications et échanges avec le client

Dans le menu latéral, on retrouve le menu notification. Un point rouge va s’afficher sur son icône pour signaler une nouvelle activité. Les notifications sont envoyées quand :

  • Le client ouvre le lien de son document (et met un “vu”) ;
  • Le client écrit un commentaire sur le document ;
  • Un paiement est en retard.

Le client peut écrire des commentaires sur les documents à travers son accès en extranet. Les échanges sont enregistrés sur la fiche du document concerné, et sont également conservés en tant qu’e-mails.

Menu des notifications debitoor
Menu des notifications

Intégrations tierces de Debitoor

Debitoor dispose d’intégrations tierces et d’une boutique d’applications, qui comprend :

  • Passerelles de paiement : PayPal et SumUp ;
  • Signature en ligne des devis : Signé.lu ;
  • Bons de travail et automatisation de processus : Smart-Simon ;
  • Gestion des heures de travail : Timestarter, Clockodo.

L’API est également disponible pour l’intégration à d’autres services, comme les plateformes e-commerce par exemple. Il est à noter que certaines applications tierces ne sont disponibles que dans certains pays, et ne s’afficheront pas systématiquement en fonction de la localisation de l’utilisateur.

Boutique d’applications tierces debitoor
Boutique d’applications tierces

Ressources d’aide de Debitoor

Voici les ressources d’aide disponibles :

  • Une page centrale avec tous les liens d’aide ;
  • Le support par e-mail et par chat intégré dans l’application ;
  • Un blog sur les actualités du logiciel et de la facturation ;
  • Des guides et conseils pour les petites entreprises ;
  • Un dictionnaire de termes comptables.

À qui Debitoor convient-il ?

Debitoor adapte ses tarifs à un utilisateur unique, en assurant de couvrir chaque niveau d’activité. Pour cela, la rangée du nombre de documents créés va de 12 à 60 par mois, ou un nombre illimité dans le tarif L.

Debitoor est également très utile par le fait qu’il permet à un comptable de se connecter, lui fournissant les rapports et les chiffres exacts dont il a besoin. Toutes les transactions peuvent être synchronisées aux données venant de la banque pour éliminer les erreurs humaines.

On regrettera une tarification complexe contrairement à d’autres offres comme Dolisim.

Notre avis sur Debitoor

Debitoor ne dispose que de plus, et il n’y a rien à redire sur le logiciel. Ses plus grands points forts sont les suivants :

  • Son interface et son ergonomie modernes et intuitifs ;
  • Son inclusivité de tous types de produits et services, sans pour autant compliquer le menu ;
  • Ses rapports aidant à la comptabilité ;
  • Son inclusion d’un compte supplémentaire pour l’expert-comptable ;
  • Son inclusion de paiements en ligne ;
  • Ses fonctions de synchronisation aux relevés bancaires et factures extérieures.

En résumé, Debitoor avance une longue liste de capacités, en particulier le rapprochement bancaire, qu’on ne retrouve pas souvent dans les autres logiciels. Et en prime, il réussit à garder son interface le plus simple que possible. Toutes ces qualités assurent une excellente expérience client.

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