Factomos, le logiciel de gestion commerciale pour les indépendants

Sommaire

Factomos est un logiciel de gestion commerciale en ligne 100% en langue française hébergé dans le Cloud conforme à la loi BOI anti-fraude à la TVA.

Officiellement créé en 2014, Factomos compte actuellement plus de 3 300 entreprises satisfaites des services de gestion commerciale.

Infos rapides sur Factomos

Catégoriesmenus de la ligneInformations
PrixStarter : 9,90 € HT par mois
Pro : 19,90 € par mois
Premium : 39,90 € par mois
Note client4,6/5 sur Trustpilot
Plateformes disponiblesSaaS sur le Cloud
Fonction principaleFacturation

Prix

Le logiciel Factomos offre 15 jours d’essai gratuit sans engagement et sans demande de numéro de carte bancaire pour chacune de ces offres.

Il est disponible sous 3 tarifs :

  • Starter : 9,90 € HT par mois ;
  • Pro : 19,90 € par mois ;
  • Premium : 39,90 € par mois.

On bénéficie d’une promotion de -17% pour un abonnement annuel, soit :

  • Starter : 99 € HT par an ;
  • Pro : 199 € HT par an ;
  • Premium : 399 € HT par an.

Le tarif starter inclut :

  • 1 utilisateur ;
  • 100 factures par an.

Le tarif pro inclut :

  • 2 utilisateurs ;
  • Des factures illimitées ;
  • 1 accès bancaire ;
  • Des factures récurrentes ;
  • Une gestion des dépenses ;
  • Un stockage cloud pour fichiers de 500 Mo.

Le tarif premium inclut :

  • 6 utilisateurs ;
  • Des factures illimitées ;
  • Une gestion de droits par utilisateurs ;
  • 2 accès bancaires ;
  • Des factures récurrentes ;
  • Une gestion des dépenses ;
  • Un calcul de marge brute ;
  • Un support téléphonique.

Avis clients

Voici quelques témoignages venant des utilisateurs du logiciel Factomos.

Marina, graphiste Webdesigner Factomos
Avis de Marina, graphiste Webdesigner
Maryse Marie, agent commercial immobilier Factomos
Avis de Maryse Marie, agent commercial immobilier
Avis de Laurent, photographe Factomos
Avis de Laurent, photographe

Plateformes disponibles

Factomos est un logiciel en mode SaaS et les données sont sauvegardées dans le cloud. Il est accessible en ligne depuis tous les appareils PC, Mac, tablette et smartphone avec une connexion internet.

Prise en main de Factomos

En rentrant dans la version test, on aperçoit que l’interface est très simple. Sur la page d’accueil, on retrouve :

  • La date ;
  • Le bouton de réinitialisation : remise à zéro les données enregistrées pendant le mode test ;
  • Le tableau de bord : synthèse des activités durant une période choisie ;
  • La barre pour les assistances : vidéos, FAQ, contact ;
  • La champ pour les notes.

Sur la première ligne de la barre supérieure, on retrouve de gauche à droite :

  • L’état de son abonnement : l’offre utilisée, le nombre de jour restant de son abonnement ;
  • Le période pour l’affichage des statistiques sur le tableau de bord : toutes ou durant l’année en cours ;
  • Un raccourci parrainage : envoyer une invitation à ses tiers pour utiliser le logiciel, 15€ de crédit gagné pour chaque filleul abonné ;
  • Paramètres : d’écosystème, profil, règlements, taxes, gestion des accès, e-mail, design, abonnement ;
  • L’utilisateur : pour ajouter une société, un utilisateur, un compte bancaire et pour se déconnecter ;
  • Un raccourci notifications.

Sur la deuxième ligne de la barre supérieure, on retrouve le logo de l’application et les 3 principaux modules :

  • Ma facturation : gestion des documents de facturation ;
  • Ma banque : statut bancaire ;
  • Mes classeurs : liste des documents et contacts.

Les onglets sur l’affichage principal changent selon le menu principal qu’on sélectionne. Le raccourci pour l’assistance par Chat est visible à tout moment dans le logiciel.

Les menus de la ligne supérieure de Factomos
Les menus de Factomos

Fonctionnalités de Factomos

Création de document

Le format de facturation électronique choisi par Factomos est Factur-X, un standard franco-allemand de facture électronique mixte (PDF + XML embarqué).

Dans les onglets du menu principal Ma facturation, on retrouve :

  • Mes devis : liste et informations sur les devis, avec un statut pas envoyés, envoyés, pas reçus ou reçus ;
  • Mes factures : liste et informations sur les produits et services facturés, avec un filtre validés, projet de factures, récurrentes ou relances auto ;
  • Mes contacts : liste et informations sur les clients, avec un statut avec chiffre d’affaires, sans chiffre d’affaires ou avec dette ;
  • Mes dépenses : liste et informations sur les dépenses, avec un statut à traiter, traité, sans pièce, avec pièce, sans lien bancaire ou avec lien bancaire ;
  • Mes prestations : liste et informations sur les produits et les services, avec un statut avec stock ou sans stock.

Pour créer un document, il faut aller sur l’onglet qui présente le nom du document et cliquer sur le bouton créer à droite de l’écran. C’est-à-dire que pour créer un devis, on entre sur l’onglet devis, pour créer une facture, on entre sur l’onglet mes factures et ainsi de suite.

Pendant la création d’une facture ou d’un devis, il faut compléter les champs suivants :

  • Le client : sélection dans les contacts ou ajout d’un nouveau par le raccourci créer un contact ;
  • La prestation : choix dans le catalogue des produits et services ou ajout d’un nouveau par le raccourci Créer prestation ;
  • Les détails de la prestation : quantité, remise s’il y en a, etc. ;
  • La date pour le paiement : saisie manuelle ;
  • Commentaires et pied de page (optionnel).
Création d’une facture Factomos
Création d’une facture

Après avoir validé la facture, la version finale apparaît sur l’écran avec les iconographies suivantes :

  • Voir : modification de la langue, téléchargement en PDF, validation de la facture ;
  • Editer : modification des contenus de la facture ou effacement ;
  • Envoyer : envoi de la facture par e-mail avec un modèle de texte par défaut, historique des e-mails envoyés avec leur statut ;
  • Noter les règlements : choix du mode et de la date pour le paiement.

Note : on ne peut plus apporter de modifications sur les documents déjà envoyés.

Liste des factures avec leurs informations générales Factomos
Liste des factures avec leurs informations générales

Il est possible de personnaliser les documents en se rendant dans le menu paramètre.

En se rendant dans la rubrique règlements, on peut :

  • Choisir les conditions de règlements par défaut ;
  • Ajouter des mentions par défaut ;
  • Choisir un mode de paiement par défaut.

En se rendant dans la rubrique design, on peut :

  • Ajouter des images sur les documents : fond de page, logo ;
  • Choisir une couleur pour l’en-tête, le tableau, le total ;
  • Choisir une couleur au texte : titre, infos sur les clients, commentaires, etc. ;
  • Créer un nouveau modèle de document.

Envoi de la facture

L’utilisateur peut choisir d’envoyer les versions finales des factures :

  • En les téléchargeant en format PDF et les envoyer au client par e-mail ou en version physique ;
  • En envoyant directement par la plateforme Factomos le lien du document par l’adresse courriel du client.

Factomos est aussi compatible avec Chorus pro, une plateforme spécifique pour la facturation électronique. Factomos permet à ces utilisateurs de déposer et de suivre leurs données au dépôt de Chorus pro. Et c’est dans la plateforme que les destinataires récupèrent et traitent les factures qui leur sont destinées.

Pour y déposer une facture, on l’envoie depuis l’onglet dédié à Chorus Pro du logiciel Factomos et on reçoit toutes les notifications concernant les traitements de ces factures.

Modes de paiement

Il existe divers moyens de paiement :

  • Carte bancaire ;
  • Chèque ;
  • Prélèvement ;
  • Espèces ;
  • Autres (à insérer manuellement).

Factomos dispose aussi de moyens de paiement en ligne pour se faire payer les factures :

  • Fintecture : par virement bancaire ;
  • Stripe : par carte bancaire ;
  • Gocardless : par prélèvement SEPA ;
  • Paypal.

Relances des impayées

Factomos permet l’envoi automatique d’une relance au client quand le paiement n’est pas reçu à l’échéance prédéfinie. Pour ce faire, il suffit d’activer l’envoi automatique en entrant dans la rubrique e-mails du menu paramètres.

Les éléments suivants sont affichés par défaut dans l’éditeur d’une relance :

  • Le nombre de jours pour l’envoi automatique du message : avant ou après la date d’échéance ;
  • Le type du message à envoyer : rappel, relance 1, relance 2, relance 3.
Activation d’une relance automatique Factomos
Activation d’une relance automatique

Il existe des modèles de message par défaut pour chacun des types d’e-mails. On peut apporter des modifications sur les contenus et les formes (police, ajout lien, etc.) de ces modèles.

Rapports et analyses

Un tableau de bord est présenté sur l’accueil du logiciel. C’est le résumé des activités et des indicateurs clés de performance de l’entreprise. On retrouve :

  • Les statistiques sur les chiffres d’affaires de l’année en cours, les chiffres d’affaires cumulés comparés à celles de l’année précédente ;
  • Les totaux de tous les chiffres d’affaires : facturé en HT, en TTC, à encaisser et encaissé ;
  • Le nombre des factures et devis en attente ;
  • Le graphique des chiffres d’affaires par clients ;
  • La trésorerie : encaissé, encaissé, solde ;
  • TVA : brute, déductible, total à payer ;
  • Statut compte bancaire ;
  • Le profil de l’utilisateur : avec un raccourci pour donner un accès à son comptable.
Aperçu tableau de bord de Factomos
Aperçu tableau de bord de Factomos

En cliquant sur les 2 autres menus principaux (ma banque et mes classeurs), on peut également :

  • Consulter le statut en temps réel les comptes bancaires ;
  • Visionner rapidement les archivages de tous les documents selon la nature du fichier.
Le menu mes classeurs Factomos
Le menu mes classeurs

Fonctionnalités supplémentaires de Factomos

Gestion des stocks

Avec le menu mes prestations, on aperçoit la liste de toutes les prestations existantes de l’entreprise avec les informations suivantes :

  • Le type : produit ou service ;
  • Le nom ;
  • La description ;
  • Prix unitaire ;
  • Unités si besoin ;
  • Actions qu’on peut faire : visionnage, édition ou suppression de la prestation.

Ces prestations sont filtrées en deux statuts : avec stock et sans stock. Cela permet de visualiser rapidement les ruptures de stocks.

Factures récurrentes

Factomos permet d’envoyer automatiquement la facture d’un client pendant une période donnée, c’est-à-dire une facture récurrente.

On ne peut créer une récurrence que pour les factures validées. Il faut d’abord ouvrir le document, et ensuite paramétrer par l’intermédiaire de l’icône en double flèche en haut de la vue de la facture :

  • La fréquence ;
  • Le jour d’envoi ;
  • Le total de la série ;
  • L’envoi automatique ou la génération d’un projet ;
  • L’actualisation des dates ou non.
Paramètre de la récurrence Factomos
Paramètre de la récurrence

Après l’activation, l’icône en double flèche apparaît à côté du nom du client dans la liste des factures.

Notifications

Factomos dispose d’un système de notifications pour alerter l’utilisateur des :

  • Devis envoyé ;
  • Devis reçu ;
  • Facture envoyée ;
  • Facture reçue ;
  • Facture récurrente créé ;
  • Facture réglée en ligne ;
  • Nouvelles informations bancaires : paiements ou retards de règlement ;
  • Solde moins la limite posée par l’utilisateur ;
  • Encaissement à partir d’un chiffre posé par l’utilisateur ;
  • Dépenses qui dépasse la limite posée par l’utilisateur ;
  • Rapport hebdomadaire de l’activité de l’entreprise.

Un raccourci Notifications est placé en forme de volet latéral en haut de l’interface droite pour :

  • Voir les notifications : nouvelles ou anciennes ;
  • Modifier les paramètres de la notification.

Intégrations tierces de Factomos

Les données de Factomos peuvent être exportées en format Excel et en format PDF. Elles sont aussi compatibles avec des plateformes :

  • E-commerce : Prestashop, Shopify, Magento, Woocommerce ;
  • Logiciels : Cegid, Sage, Quadra, Isanet, etc.

Ressources d’aides de Factomos

Factomos dispose les ressources d’aides suivantes :

  • Service d’assistance par chat : avec une réponse moyenne dans les 15 minutes entre 9h et 18h ;
  • Vidéos de tutoriels : découvertes, explications et formations pour l’utilisation et le fonctionnement du logiciel ;
  • Une démonstration en ligne et personnalisée ;
  • Un site web avec des FAQ sur le logiciel ;
  • Contact direct par e-mail ;
  • Contact téléphonique (pour les utilisateurs du tarif premium).
Extrait d’une conversation avec le service client par chat Factomos
Extrait d’une conversation avec le service client par chat

À qui Factomos convient-il ?

Les services offerts par Factomos sont adaptés aux besoins des :

  • Indépendants ;
  • Débutants dans leur activité ;
  • TPE jusqu’à une quinzaine de salariés ;
  • Micro-entrepreneurs et auto-entrepreneurs ;
  • Freelances.

Avis final sur Factomos

Très pratique avec une prise en main rapide et une interface simple, Factomos correspond parfaitement aux besoins des TPE et des indépendants en termes de gestion commerciale. Nous avons particulièrement apprécié les petites citations de motivation présentées par Lee Coachon sur la page d’accueil du logiciel. C’est à la fois utile et amusant.

Mais le chargements de pages dans le logiciel prend beaucoup de temps, et le support client par chat n’est pas très actif.

Lee Coachon Factomos
Lee Coachon

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