Sage Business Cloud Compta et Facturation, essai du produit Sage

Sommaire

Sage Business Cloud Compta et Facturation est un produit de Sage dédié à la comptabilité et la facturation des TPE, entrepreneurs et commerçants.

Il comprend principalement les ventes, les achats, ainsi que leurs documentations et analyses. Le tout est contenu sur le service Cloud de Sage pour garantir l’accessibilité de ces données.

Infos rapides sur Sage Business Cloud Compta et Facturation

CatégoriesInformations
Prix9€ à 25€/mois
Plateformes disponiblesSaaS sur le Cloud, iOS, Android
Note client4,1/5 sur Capterra (184 votes)
Fonction principaleComptabilité, facturation, gestion commerciale

Prix

Sage Business Cloud Compta et Facturation dispose de 2 modes d’abonnement :

  • Le tarif Start : 9€ par mois ;
  • Le tarif Normal : 25€ par mois.

Le tarif Start est une version simplifiée du logiciel, comprenant la facturation et la comptabilité basique :

  • La gestion des factures de vente ;
  • La gestion des dépenses ;
  • Les suivis et relances de demande de paiement ;
  • La connexion de compte bancaire ;
  • Des analyses et des rapports ;
  • La gestion automatique de la TVA ;
  • La personnalisation du plan comptable.

Le tarif normal de Sage Business Cloud Compta et Facturation ajoute plus de types de documents commerciaux et de fonctionnalités comptables :

  • Les devis, avoirs, bons de livraison et factures fournisseur ;
  • La gestion des stocks ;
  • L’administration des droits d’accès des utilisateurs ;
  • La gestion de la trésorerie ;
  • Un catalogue des produits et services ;
  • La prise en charge de plusieurs devises ;
  • Les traitements comptables de fin d’exercice.

Avis client

Les utilisateurs de Sage Business Cloud Compta et Facturation regroupent aussi bien des entreprises que des experts comptables. En voici quelques-uns :

  • Conseil aux entreprises : Accounted For Ltd, un conseil d’experts-comptables au Royaume-Uni ;
  • Bien-être : Penny Price Aromatherapy, aromathérapie et huiles essentielles ;
  • Financement : Dales Finance, courtier en financement commercial.

Plateformes disponibles

Sage Business Cloud Compta et Facturation est hébergé sur le Cloud, et on y accède avec le navigateur web de tout appareil. Des applications mobiles sont également disponibles pour iOS et Android.

Prise en main de Sage Business Cloud Compta et Facturation

En entrant dans la version d’essai, on retrouve un accueil simple et organisé, avec un tableau de bord à onglets et des menus disposés sur la barre supérieure. À l’accueil, 4 onglets sont placés dans le tableau de bord :

  • La mise en route ;
  • Les ventes ;
  • Les achats ;
  • La trésorerie ;
  • La trésorerie prévisionnelle.

Chacun de ces onglets va afficher un graphique, suivi d’indicateurs clé sur leur catégorie. Ces indicateurs prennent en compte les activités des 30 derniers jours par défaut. On peut ensuite sélectionner un intervalle entre deux dates pour ce calcul.

Onglet achats dans l'accueil Sage Business Cloud Compta et Facturation
Onglet achats dans l’accueil

L’onglet de mise en marche est affiché par défaut, en indiquant sur la gauche les configurations à effectuer au niveau des clients, fournisseurs, comptes bancaires et plans comptable.

Dans la colonne de droite, se trouvent les configurations optionnelles comme la personnalisation des documents, de valeurs par défaut ou l’ajout d’autres utilisateurs. Des boutons d’aide près de chaque configuration mènent à un article sur le site d’aide.

Les menus suivants sont organisés dans la barre supérieure :

  • Le sommaire (l’accueil) ;
  • Les ventes ;
  • Les achats ;
  • Les contacts ;
  • Les produits et services ;
  • La trésorerie ;
  • Les journaux ;
  • Les états ;
  • Les paramètres ;
  • Un bouton de création.
Accueil de Sage Business Cloud Compta et Facturation
Accueil de Sage Business Cloud Compta et Facturation

Fonctionnalités de Sage Business Cloud Compta et Facturation

Création de document

Dans l’éditeur de factures, on sélectionne :

  • Le client et son adresse ;
  • La date de création et d’échéance de la facture ;
  • Le numéro de référence de la facture ;
  • Les produits et services, leurs prix, quantités et remises ;
  • Les notes, modalités et conditions ;
  • Les remises globales et frais de port ;
  • Les pièces jointes.

Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque. La plupart sont préremplies avec les valeurs par défaut, et l’utilisateur n’a donc qu’à insérer le client et les produits. Si des champs obligatoires ont été oubliés, ils sont surlignés en rouge, et un compteur du nombre d’erreurs apparaît au bas de la page.

L’éditeur est identique pour les avoirs, et ajoute un champ profit pour les devis et estimations de produits avec des prix d’achat. Le logiciel convertit et rattache facilement ces documents les uns aux autres.

Éditeur de factures Sage Business Cloud Compta et Facturation
Éditeur de factures

Modèles de factures et factures récurrentes

On remarque que Sage Business Cloud Compta et Facturation ne dispose pas de modèles de facture ou de factures récurrentes. Ces fonctions font pourtant gagner du temps pour les ventes régulières et les abonnements, en évitant à l’utilisateur d’avoir à rédiger chaque facture.

Saisie rapide

Sage Business Cloud Compta et Facturation dispose d’une fonction saisie rapide, qui permet d’enregistrer des lots de ventes, sans créer de fiche complète et de facture électronique. La saisie rapide est utile dans les cas où l’on effectue des ventes en dehors du logiciel, comme physiquement ou dans un logiciel tiers. La prise en compte de ces ventes donne plus de précision aux rapports.

Menu des saisies rapides Sage Business Cloud Compta et Facturation
Menu des saisies rapides

Envoi de document

Une fois la facture enregistrée, on arrive dans un affichage à 3 cartes :

  • Le résumé de la facture même ;
  • Le statut et l’enregistrement de paiement ;
  • Les options de la facture, notamment l’envoi et l’ajout d’avoir.

Il est à noter que le statut de la facture n’est pas mis à jour en temps réel, et qu’il faut actualiser la page avant de constater les opérations du côté client.

Affichage d’une facture validée Sage Business Cloud Compta et Facturation
Affichage d’une facture validée

Pour envoyer la facture, les actions suivantes sont affichées sur la troisième carte :

  • Envoi par e-mail ;
  • Aperçu ou téléchargement en PDF ;
  • Partage d’un lien d’accès en extranet.

En sélectionnant l’envoi par e-mail, la copie du fichier en PDF et le lien d’accès sont automatiquement insérés. Les deux autres options d’envoi sont plutôt utilisées pour l’impression et l’envoi postal, et le partage du document sur d’autres plateformes de communication.

Édition de lien d’accès extranet Sage Business Cloud Compta et Facturation
Édition de lien d’accès extranet

Paiements et relances

Dans une facture validée, le statut et l’historique de paiement s’affichent dans une carte sur la droite. Dessus, deux compteurs affichent le montant payé et le montant en attente de règlement. Si plusieurs paiements ont été effectués, ils s’affichent avec leur date en dessous des montants. Une fois la totalité de la facture réglée, la barre de statut passe au vert dans la bulle concernée.

Statuts de paiement sur une facture payée et une facture impayée Sage Business Cloud Compta et Facturation
Statuts de paiement sur une facture payée et une facture impayée

En enregistrant un paiement, on sélectionne :

  • Le montant reçu (le total est inscrit par défaut) ;
  • La remise ;
  • La date de règlement ;
  • Le compte destinataire (banque ou caisse) ;
  • Le moyen de paiement ;
  • La référence de paiement.
Enregistrement de paiement Sage Business Cloud Compta et Facturation
Enregistrement de paiement

Rapports et analyses

Dans le tableau de bord, on retrouve des analyses rapides sur les ventes, les achats, et la trésorerie. Ces onglets donnent des chiffres clé et des graphiques sur leurs progressions.

Dans la barre supérieure, on retrouve le résumé complet de la trésorerie et les journaux des opérations comptables. Le menu états donne une liste de toutes les catégories de rapports, pour en citer quelques-uns :

  • Les rapports essentiels : bilan synthétique, compte de résultat, balance des comptes ;
  • Les rapports détaillés : registre des achats et ventes, analyse de rentabilité, grand livre ;
  • Les rapports de trésorerie : trésorerie actuelle et prévisionnelle, registre des encaissements et paiements ;
  • Les rapports de TVA et exports : analyse des ventes intracommunautaires, export des écritures comptables ;
  • Les états des produits et services : rapport complet sur les mouvements de stock ;
  • Gestion de données : liste des données des contacts non utilisées pouvant être supprimées.

Comme il y a une vingtaine de catégories de rapports, il est possible de sélectionner des favoris pour les rassembler dans un onglet à part.

Quelques-uns des rapports disponibles Sage Business Cloud Compta et Facturation
Quelques-uns des rapports disponibles

Fonctionnalités supplémentaires de Sage Business Cloud Compta et Facturation

Gestion des contacts

Dans les fiches contact, on renseigne le nom du client et ses informations de contact basiques dans la première partie :

  • La raison sociale (le nom de l’entreprise du contact) ;
  • Le nom du contact ;
  • Son numéro de référence ;
  • L’adresse e-mail et les numéros de téléphone.

Dans la seconde partie, on détaille dans 5 onglets :

  • Les détails du compte : adresses postales, compte client par défaut et numéro de TVA ;
  • L’adresse de livraison, si elle n’est pas identique à l’adresse principale ;
  • Les détails de paiement : coordonnées bancaires, délais et limites de crédit ;
  • Les paramètres par défaut : sélection entre prix de vente, marchand, et de gros ;
  • Des notes additionnelles.

Il est à noter que dans les adresses, on peut sélectionner l’Europe, le Canada, le Royaume-Uni et l’Irlande ou les États-Unis pour formater l’adresse automatiquement. On sélectionne autre pour un pays différent. Les pays de l’Union européenne sont reconnus automatiquement, et le préfixe de pays du numéro de TVA est appliqué automatiquement.

Création de client Sage Business Cloud Compta et Facturation
Création de client

Gestion des produits, services et stocks

Dans le menu Produits et Services, on retrouve la liste de tous les articles avec les informations suivantes :

  • Le code ;
  • La description ;
  • La catégorie ;
  • Le type d’article ;
  • Les prix d’achat et de vente ;
  • Les quantités actuelles et minimum en stock.

Sage permet d’assigner le type Stocks à un article, afin de suivre ses entrées, sorties et de surveiller son niveau. Deux indicateurs au-dessus de la liste indiquent le nombre de produits en rupture et en stock insuffisant. On ne trouve pas souvent la gestion des stocks dans les autres logiciels.

Menu des produits et services Sage Business Cloud Compta et Facturation
Menu des produits et services

La création d’articles se divise en 3 parties :

  • Les informations sur l’article ;
  • Les conditions de vente ;
  • Les conditions d’achat.

Dans les informations basiques, on renseigne des informations comme le nom, le code, la description et la catégorie de l’article. On sélectionne aussi son type entre Stocks, Produits et Services. Contrairement aux produits et services, les entrées et sorties sont suivies pour les articles de type Stock.

Création d’articles Sage Business Cloud Compta et Facturation
Création d’articles

Plus bas, on renseigne les conditions de vente et d’achat. Pour les conditions de vente, on remplit le compte de vente et les différents prix :

  • Le prix de vente ;
  • Le prix marchand ;
  • Le prix de gros.

Lors de la facturation, ces différents prix sont sélectionnés automatiquement selon les détails du client. Dans les conditions d’achat, on sélectionne le compte d’achat et les informations sur le fournisseur :

  • Le fournisseur habituel ;
  • La description des formulaires d’achat ;
  • Le prix d’achat.

Au bas du formulaire de création d’article, on insère toutes notes éventuelles.

Paramétrage des conditions de vente et d’achat des produits Sage Business Cloud Compta et Facturation
Paramétrage des conditions de vente et d’achat des produits

Dans les fiches des produits de type Stock, on dispose des informations suivantes :

  • Niveaux de stock : quantité, stock minimum, quantité de commandes ;
  • Vente : prix de vente et date de la dernière vente ;
  • Achats : date et prix du dernier achat, coût moyen.

En dessous, on retrouve un historique de l’activité du produit. On y retrouve les achats, les ventes et les ajustements. Dans les ajustements manuels en haut à droite de la fiche, on enregistre un changement autre que ceux des ventes et achats. Par défaut, les raisons sont les corrections de stock et les retours d’articles, mais l’utilisateur peut saisir une autre raison, comme la péremption de produits ou encore des articles endommagés.

Ajustement de stock Sage Business Cloud Compta et Facturation
Ajustement de stock

Synchronisation bancaire et gestion des dépenses

Des comptes bancaires peuvent être synchronisés à Sage Business Cloud Compta et Facturation pour garder une vue à jour sur les encaissements et paiements. Les comptes par défaut utilisés pour les paiements sont notamment la caisse et le compte bancaire.

Menu des opérations bancaires Sage Business Cloud Compta et Facturation
Menu des opérations bancaires

Notifications et échanges avec le client

Sage Business Cloud Compta et Facturation envoie des alertes à l’utilisateur quand les stocks des articles sont faibles ou font une rupture. En revanche, bien qu’il détecte quand un client reçoit et ouvre une facture, il n’émet pas de notifications dans ces moments-là. Ce serait pourtant pratique pour suivre les échanges avec les clients plus promptement.

Intégrations tierces de Sage Business Cloud Compta et Facturation

Dans le Sage Marketplace, plus de 100 applications tierces sont proposées pour Sage Business Cloud Compta et Facturation. En voici quelques-uns :

  • Stripe : passerelle de paiement en ligne ;
  • Bilendo : gestion des crédits clients et collection de paiements ;
  • Epages : plateforme e-commerce ;
  • Expensify : gestion des dépenses ;
  • InvoiceSharing : système de facturation électronique en ligne.

Il est à noter que certaines applications ne sont disponibles que dans certains pays. Par exemple, on ne retrouvera pas certaines applications dédiées au Royaume-Uni ou indisponibles en français dans la version française de Sage Business Cloud Compta et Facturation.

Intégrations tierces sur Sage Business Cloud Compta et Facturation
Intégrations tierces sur Sage Business Cloud Compta et Facturation

Ressources d’aide de Sage Business Cloud Compta et Facturation

En plus des bulles d’aide près des menus et des champs, les ressources suivantes sont disponibles :

À qui Sage Business Cloud Compta et Facturation convient-il ?

Sage Business Cloud Compta et Facturation convient surtout aux entrepreneurs, en leur offrant un outil pour enregistrer leurs opérations commerciales. Bien que le logiciel ne pilote pas les ventes, il se charge très bien des analyses et des rapports pour la fiscalité et la comptabilité.

On remarque qu’il ne dispose pas de modèles de factures ou de factures récurrentes, ce qui s’avère peu pratique pour les abonnements aux services. En revanche, sa saisie rapide permet d’enregistrer rapidement les transactions effectuées en dehors du logiciel, ce qui est utile pour les ventes physiques et les ventes sur d’autres logiciels ou plateformes, qui disposent de leurs propres documents.

On note que Sage Business Cloud Compta et Facturation prend en compte non seulement les ventes, mais aussi les achats, et même la gestion des stocks. Ces capacités sont très prisées par les fabricants et les revendeurs, qui vont contrôler les mouvements de produits, maintenir leurs stocks, et obtenir des rapports sur leurs profits.

Les comptables sont également grandement aidés par le tri de tous les rapports, transactions et mouvements bancaires.

Notre avis sur Sage Business Cloud Compta et Facturation

Globalement, Sage Business Cloud Compta et Facturation est un bon logiciel grâce aux points forts suivants :

  • Son interface clair et sa prise en main rapide ;
  • L’ergonomie dans la création et le suivi de statut des documents ;
  • La gestion des achats, des ventes, et des stocks ;
  • Le contrôle des dépenses et les rapports comptables.

Bien qu’il soit limité au niveau de l’automatisation des ventes et de leurs documents, Sage Business Cloud Compta et Facturation apporte une vraie force avec sa gestion des stocks, des dépenses et des rapports. Ses rapports et sa comptabilité sont aussi assez avancés par rapport aux autres logiciels, avec des fonctions comme le grand livre et le plan comptable.

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