Dolibarr est le célèbre logiciel de gestion d’entreprise open source gratuit et nous allons voir la partie logicielle de la gestion commerciale.
Dolibarr est utile pour tous les services de l’entreprise avec les modules complets de son ERP, et des améliorations continues sont développées sur la base de plus d’un million d’utilisateurs.
Infos rapides sur Dolibarr
| Catégories | Informations |
|---|---|
| Prix | Gratuit |
| Plateformes disponibles | Windows, Mac, systèmes Linux, hébergement Cloud |
| Note client | 4,5/5 sur Getapp.com (87 votes) |
| Fonction principale | ERP |
Prix
Dolibarr est gratuit, et peut être téléchargé sur un PC ou hébergé sur un serveur. Des services tiers sur le Cloud s’occupant de l’hébergement sont aussi disponibles, chacun ayant ses propres conditions et tarifs.
Avis client
Le million d’utilisateurs de Dolibarr regroupe toutes sortes d’entreprises, que ce soit des PME, des TPE, des fondations ou des entreprises individuelles. En voici quelques-unes :
- Logiciel SaaS : OpenDSI, réseau de logiciels de gestion et de vente en ligne ;
- Aéronautique : MAFTREE, fondation indienne sur l’aéronautique et l’ingénierie ;
- Conseil : Cilelium, société de consultance.
Plateformes disponibles
Dolibarr est disponible en installation locale sur Windows, Mac et Linux. L’hébergement en ligne est également possible, soit sur le serveur de l’utilisateur, soit sur celui d’un partenaire ou revendeur du logiciel de gestion d’entreprise Dolibarr. Depuis la boutique d’extensions, on retrouve également des applications mobiles développées par d’autres utilisateurs.
Prise en main de Dolibarr
En entrant dans la version d’essai, on constate une interface assez chargée au première abord, mais complète :
- Dans l’affichage principal, il y a des statistiques ;
- Dans la barre supérieure, on retrouve les menus principaux ;
- Dans la barre latérale, il y a la navigation via des sous-menus.
Dans l’affichage principal, des indicateurs clés de performance informent l’utilisateur de statistiques utiles comme :
- Les commandes par statut ;
- Les propositions commerciales ou devis ;
- Les factures à payer ;
- Les rapprochements bancaires et les chèques à déposer.
Plus bas, des widgets affichent des listes d’activités récentes, des statistiques plus élaborées et des graphiques. Pour en citer quelques-uns :
- Le graphique des factures client par mois ;
- Les 5 dernières factures client modifiées ;
- Les ventes et achats des 3 derniers mois.
Note : plus de widgets sont disponibles dans le menu déroulant en haut à droite.
Dans la barre latérale, un menu de navigation affiche en gras les différentes sous-catégories de la rubrique ainsi que leurs fonctionnalités. Par exemple, dans le menu commercial, la barre latérale affiche en gras les propositions, commandes, contrats et interventions.
Sous chaque catégorie en gras, vous trouverez systématiquement le même ensemble de boutons :
- Liste ;
- Nouveau ;
- Statistiques.
Ce choix de design encombre la barre latérale avec des outils qui auraient dû être regroupés dans les menus en gras. Un bouton + pourrait facilement résoudre ce problème.
Les menus suivants sont organisés sur la barre supérieure :
- L’accueil ;
- Les tiers (ou CRM) ;
- Les produits et services ;
- La gestion de production assistée par l’ordinateur (ou GPAO) ;
- Les projets ;
- Le commerce ;
- La facturation et les paiements ;
- Les banques et caisses ;
- La comptabilité ;
- La gestion des ressources humaines (ou GRH) ;
- Les documents ;
- L’agenda ;
- Les tickets ;
- Les outils.
Note : nous allons nous pencher sur les rubriques de gestion commerciale comme la facturation et les paiements.
Fonctionnalités de Dolibarr
Dans la rubrique commerce, Dolibarr regroupe l’ensemble des ventes aux clients et des achats auprès des fournisseurs :
- Les propositions commerciales ;
- Les commandes ;
- Les contrats et abonnements ;
- Les interventions.
Dans la rubrique facturation et paiement, on trouve :
- Les factures client ;
- Les factures fournisseur ;
- Les commandes facturables ;
- Les charges et dépenses spéciales ;
- Les paiements divers.
Les commandes sont créées à partir de la rubrique commerce, et à leurs validations, des factures associées sont créées. On consulte ensuite ces factures et on en saisit les règlements dans facturation et paiement.
Le menu commandes facturables de cette rubrique regroupe toutes les commandes validées, en cours d’expédition et livrées, pour ensuite passer à la facturation et au paiement. Les menus charges et dépenses spéciales et paiements divers servent à enregistrer les taxes et tout paiement autre que ceux des commandes.
Gestion des ventes
Pour effectuer une vente, on procède soit à la création de commandes pour une livraison future, soit à la création de facture pour les produits livrés. La création de ces documents affecte les niveaux de stock. Des propositions commerciales, ou devis, peuvent aussi être créées sans affecter la disponibilité des produits.
Les documents sont convertis à l’étape suivante du processus de vente en quelques clics :
- Les propositions commerciales en commandes ;
- Les commandes en factures ;
- Les factures et avoirs.
Tous ces types de documents partagent le même éditeur, voyons d’un peu plus près la création de documents.
Édition de documents
La création de document se fait en deux temps : il faut d’abord créer un brouillon avec les informations générales sur la facture, puis ouvrir ce brouillon et y ajouter des produits et prestations. Cela est surprenant au début, car vous vous attendez à créer l’ensemble du document en une seule fois.
Lors de la création de facture, on entre les informations suivantes :
- Le client ;
- Le type de facture : standard, facture d’acompte, remplacement ou correction d’une autre facture ;
- La date de facturation ;
- Les conditions de règlement : à la réception, à la livraison, après 30 jours, etc. ;
- Le mode de règlement : carte bancaire, chèque, espèce, prélèvement, virement ;
- Le compte bancaire bénéficiaire du paiement.
Plus bas, on peut sélectionner le modèle de document et ajouter des notes publiques et privées. Les remises ont une fonction assez intéressante : après avoir sélectionné le client, vous pouvez voir son taux de remise personnel et le montant de ses avoirs.
Une fois le brouillon enregistré, il n’y a qu’à ajouter les produits et services avec le catalogue ou une ligne libre, ajouter des remises si besoin, puis valider la facture. Lors de la sélection d’articles à facturer, les montants en stock sont affichés près des désignations produits pour s’assurer de leur disponibilité.
Envoi, paiements et relances
Une fois la facture validée, on accède à sa fiche. À son sommet, on retrouve l’onglet principal de la facture avec toutes ses informations, puis 5 autres onglets reprenant des champs spécifiques :
- Les contacts et adresses du client ;
- Les événements ;
- Les notes ;
- Les fichiers joints ;
- Le suivi de la facture.
Toujours en haut de la page, on a le statut de la facture : brouillon, payée, impayée, abandonnée. Ces statuts s’affichent dans la liste avec leurs codes couleur respectifs.
Plus bas, on retrouve les options sur la facture :
- La modification de la facture ;
- L’envoi par e-mail ;
- La demande de prélèvement ;
- La saisie de règlement ;
- L’abandon de la facture ;
- La création d’avoir ;
- La duplication ou suppression.
C’est à travers l’envoi par e-mail que la facture sera communiquée au client. Pour le paiement, on utilise la saisie de règlement ou la du logiciel de gestion. D’ailleurs, on ne retrouve pas souvent la demande de prélèvement dans d’autres logiciels.
Note : tout en bas de la fiche, il y a les pièces jointes, dont le document en PDF, et le suivi des événements sur la facture.
Contrats, abonnements et interventions
Dans le menu commercial, on peut créer des contrats et abonnements. L’éditeur de contrat est essentiellement le même que l’éditeur de facture, mais il gère les services plutôt que les produits. On ne peut définir que les dates de début et de fin du service. Il ne semble pas qu’on puisse définir les intervalles de temps ou le nombre d’occurrences pour chaque opération. Un autre menu intitulé interventions permet d’enregistrer les opérations effectuées chez un client.
Rapports et analyses
Le tableau de bord affiche les indicateurs et les statistiques de toutes les rubriques de Dolibarr. C’est donc le principal affichage pour les rapports. En naviguant dans le reste du logiciel, on constate que chaque menu dispose de son propre tableau de bord et de son propre menu de statistiques.
Dans ces menus, l’utilisateur reçoit des statistiques générales sur les ventes, telles que le montant, la fréquence ou le nombre de ventes. Le système comparera ensuite ces statistiques du mois en cours à celles du mois précédent, et de même pour les années. Il y a même un graphique comparant l’année en cours et l’année précédente par mois, ce qui donne une excellente vue sur l’évolution des ventes.
Fonctionnalités supplémentaires de Dolibarr
Dolibarr dispose de beaucoup d’autres menus en plus de son logiciel de gestion commerciale, à savoir pour vous les rappeler :
- Le CRM ;
- La gestion des stocks ;
- La GPAO ;
- La gestion de projets ;
- Les banques et caisses ;
- La comptabilité ;
- La GRH ;
- La gestion de documents électroniques ;
- L’agenda ;
- Les tickets.
Nous allons voir ci-dessous la gestion des contacts dans le CRM, les produits et les stocks, et la production assistée par ordinateur.
Gestion des contacts
L’intégralité des prospects, clients et fournisseurs est regroupée dans le menu tiers. Ces tiers peuvent être soit un individu, soit une entreprise. Dans ce dernier cas, le menu contacts/adresses est utilisé pour enregistrer le contact d’une personne au sein de cette entreprise, comme représentant commercial par exemple.
Dans la création de tiers, on renseigne les informations, dont seul le nom et le type de tiers sont obligatoires :
- Le nom et le nom alternatif ;
- Le type de tiers : client, prospect et/ou fournisseur ;
- Statistiques des commandes : ouvert ou fermé ;
- L’adresse postale ;
- Les informations de contact : téléphone, e-mail, fax, skype ;
- Les liens sur les réseaux : site web, Twitter, Linkedin, Github ;
- Les identifiants professionnels ;
- Les informations sur l’entreprise : activité, type d’entité légale, capital et conditions de taxes et douanes ;
- Les informations personnelles : devise, langue, taille et poids, le logo ;
- Le commercial lui étant affecté.
On note particulièrement les informations sur le statut de l’entreprise, qui vont permettre de calculer automatiquement le montant des taxes.
Comme mentionné plus tôt, Dolibarr tient à jour les transactions sur chaque tiers, et inclut les créances ou dettes lors de la création de commandes.
Gestion des produits, services et stocks
La rubrique produits et services contient les menus suivants :
- Les produits : catalogue, stocks, lots et variantes ;
- Les services ;
- Les entrepôts : mouvements et transferts de stock, réapprovisionnements, stock à date ;
- Les expéditions de produits.
Les produits sont organisés dans une première liste servant de catalogue, et une seconde pour la gestion des stocks. On retrouve les informations suivantes dans la liste des stocks :
- Les informations basiques : le code de référence, le nom et l’entrepôt ;
- Les quantités : stocks physiques, virtuels, optimaux désirés et seuil d’alerte ;
- Le statut d’activité : en vente/hors vente, en achat/hors achat.
La même organisation est disponible pour les produits en lot ou par série. Cette catégorisation permet de gérer les produits par groupes et de tracer leurs dates limite de consommation (DLC), de durabilité minimale (DMD) ou de limite d’utilisation optimale (DLUO).
Les statistiques données sur ces produits révéleront des informations comme les produits actifs, les produits dormants ou ceux demandés par le client. Ces données vont permettre d’effectuer des ajustements dans les commandes fournisseur et optimiser le stock.
Le menu entrepôts en affiche la liste, avec leur stock respectifs et un historique de leurs mouvements. On pourra ensuite consulter ces mouvements ou connaître le stock à une date précise. On y effectue aussi des réapprovisionnements individuels et les transferts entre les entrepôts.
Gestion de la production
La rubrique GPAO est dédiée aux fabricants de produits et on y retrouve la nomenclature et les ordres de fabrication. La liste des nomenclatures comprend :
- Les produits finis ;
- Les matières premières requises ;
- La durée estimée pour la production ;
- L’entrepôt pour la fabrication ;
- Les prix de production, de vente et de revient.
Ces données sont ensuite reprises lors de la création des ordres de fabrication. Pour les fabricants, cette rubrique aide à voir la disponibilité des matières premières, évaluer les coûts et les temps de production, et suivre les statuts des ordres de fabrication.
Intégrations et développements de Dolibarr
Dolibarr dispose d’une boutique appelée DoliStore pour toutes les applications, modules complémentaires et intégrations créés par ses utilisateurs. En plus des extensions des fonctions de base de Dolibarr, on y trouve des intégrations à des tiers. Voici quelques exemples de ces intégrations :
- Services de paiement en ligne : Paypal, Payzen, Lyra ;
- L’interfaçage avec des plateformes e-commerce : Magento, Prestashop ou WooCommerce ;
- Des thèmes et interfaces utilisateur ;
- L’intégration d’outils externes ou d’applications mobiles.
Ressources d’aide de Dolibarr
Voici les ressources d’aide disponibles :
- Un forum des utilisateurs, contenant des questions-réponses et des guides ;
- Un wiki détaillant l’utilisation du logiciel ;
- Une documentation créée par les utilisateurs sur Dolistore ;
- Un site de documentation pour les développeurs ;
- Une chaîne youtube pour les présentations et tutoriels vidéo.
À qui Dolibarr convient-il ?
Comme il est développé collectivement par sa large base d’utilisateurs, les fonctionnalités sont ajoutées au fur et à mesure des besoins, qui seront ensuite réutilisées par d’autres personnes. Ainsi, on retrouve tous les domaines de la gestion d’entreprise, comme le CRM, la GRH ou encore la comptabilité.
On peut l’utiliser sur son propre ordinateur, ou même l’héberger sur un réseau partagé pour que tous les collègues accèdent simultanément aux données du logiciel de gestion commerciale de Dolibarr. Un hébergement sur le Cloud ajoutera en plus la mobilité d’accès à Dolibarr à l’extérieur de l’entreprise.
Par dessus tout, Dolibarr est gratuit et certains modules complémentaires créés par d’autres utilisateurs sont payants. Si vous avez les compétences et la patience nécessaires, vous pouvez même créer vos propres extensions.
Notre avis sur Dolibarr
Globalement, Dolibarr est un excellent logiciel de gestion commerciale. Seul un petit inconvénient dans son interface utilisateur où la navigation peut-être complexe et il faut un certain temps pour s’y habituer.
Sinon, il dispose d’un très large éventail de fonctionnalités, et Dolibarr est soutenu par une communauté d’un million d’utilisateurs offrant un support et des développements constants.
