Quickbooks est une plateforme en ligne conçue pour la facturation et la comptabilité optimisant la collaboration d’une TPE ou d’une PME avec son expert-comptable.
Il est actuellement le leader mondial des logiciels de comptabilité et compte actuellement plus de 5 millions d’entrepreneurs dans le monde.
Infos rapides sur Quickbooks
Voyons tout d’abord le tableau synoptique sur les informations rapides.
| Catégorie | Informations |
|---|---|
| Prix | À partir de 10€ HT / mois |
| Note client | 4.5 / 5 sur capterra.fr |
| Plateformes disponibles | Web, Mac, Windows, Android, iOS |
| Fonctions principales | Facturation, Comptabilité, Gestion commerciale |
Voyons maintenant en détail ces informations rapides.
Prix
Quickbooks propose 3 tarifs :
- Simple Start à 10€ HT par mois : facturation, 1 utilisateur + un accès gratuit pour un expert-comptable ;
- Essentials à 29€ HT par mois : facturations, dépenses, trésorerie, opérations récurrentes et tableau de bord pour jusqu’à 3 utilisateurs + un accès gratuit pour un expert-comptable ;
- Plus à 49€ HT par mois : facturation, dépenses, trésorerie, opérations récurrentes, tableau de bord et pilotage de la rentabilité pour jusqu’à 5 utilisateurs + un accès gratuit pour un expert-comptable.
Avis client
Quickbooks compte parmi ses clients :
- Orson : logiciel français pour la création de site web ;
- Lib-héros : service de soin à domicile ;
- Webnetiks : développeur français d’applications web et mobiles.
Plateformes disponibles
Quickbooks propose une version web et une application de bureau pour Mac et Windows.
Une application mobile est également disponible pour les smartphones Android et iOS. Celle-ci comprend les fonctionnalités :
- Création de factures, de devis, et de reçus de vente ;
- Personnalisation vos modèles de factures ;
- Suivi du paiement des factures et relance des factures ;
- Ajout de listes de produits et services dans les factures ;
- Enregistrement des clients et prospects avec leurs coordonnées ;
- Aperçu des résultats nets et du bilan.
Note : l’application en elle-même est téléchargeable gratuitement, mais son utilisation nécessite quand même une souscription sur le site de Quickbooks.
Fonctions principales
Quickbooks est principalement conçu pour la facturation, la comptabilité, la gestion des fournisseurs et la gestion commerciale.
Prise en main de Quickbooks
Tableau de bord
Le tableau de bord est séparé en deux onglets :
- “Get things done” : dans lequel on retrouve les raccourcis pour effectuer une action rapide ;
- “Business overview” : dans lequel on retrouve les indicateurs clés.
Banques
Ce menu permet de synchroniser Quickbooks avec une ou plusieurs banques parmi plus de 20 000 banques internationales disponibles pour automatiser le suivi des entrées et sorties d’argent.
Ventes
Dans ce menu, on retrouve :
- Liste des ventes : création de facture, liste des factures ;
- Liste des clients : import de clients, liste des clients avec leurs informations ;
- Liste des produits et services : ajout de produits et services dans l’inventaire, liste de l’inventaire.
Dépenses
Dans ce menu, on retrouve la liste des dépenses et la liste des fournisseurs sur lesquelles on peut voir où l’argent est dépensé et quels montants sont envoyés aux fournisseurs. Les dépenses peuvent être importées directement depuis vos banques et cartes de crédit.
Employees
Rapports
Ce menu sert à créer tout type de rapports qui peuvent être divisés en 4 catégories :
- Rapports de transactions : rapports des détails de transactions enregistrées sous forme graphique ;
- Rapports de listes : liste des comptes, produits et services, clients, fournisseurs ;
- Rapports résumé : résumé des informations sur les clients, ventes, dépenses, etc. ;
- Rapports détaillés : rapports détaillés des clients, fournisseurs, dépenses, etc. incluant le rapport des acomptes et créances.
Taxes
Ce menu sert à la création de taxes personnalisées qui pourront être sélectionnées et utilisées lors des transactions. On retrouve parmi les champs d’informations :
- Nom de la taxe ;
- Description courte sur la taxe ;
- Nom de l’agence fiscale ;
- Numéro d’identification de l’entreprise ;
- Début de la période fiscale en cours ;
- Fréquence des dépôts ;
- Méthode pour le rapport ;
- Taux de vente.
Comptabilité
Ce menu donne une vue d’ensemble sur les comptes en incluant :
- Les actifs ;
- Les passifs ;
- Les capitaux propres ;
- Les revenus ;
- Les dépenses.
Applications
Ce menu permet de rechercher des applications dans la liste des intégrations de Quickbooks. Il permet la recherche par mots-clés ou par catégories.
Fonctionnalités de Quickbooks
Nous verrons dans cette revue les fonctionnalités de Quickbooks dans l’ordre suivant :
- Devis et facturation ;
- Factures récurrentes ;
- Gestion commerciale ;
- Gestion des dépenses ;
- Prévisionnel de trésorerie ;
- Rapports.
Devis et Facturation
Quickbooks permet de créer et envoyer en quelques clics les devis, factures, avoirs, reçus de vente et bons de commande. En se connectant avec les comptes bancaires, il permet un suivi en temps réel de chaque paiement. Il permet également d’être notifié (par alerte) des impayés et d’envoyer des relances sur les retards de paiements.
Sur le modèle de facture par défaut, on retrouve les champs :
- Infos clients dont le nom et l’adresse e-mail ;
- Adresse de facturation ;
- Délais de paiement ;
- Date de facturation ;
- Date d’échéance ;
- Numéro de facture ;
- Liste des produits et services ;
- Messages sur la facture ;
- Message sur le relevé du compte ;
- Pièces jointes.
Quickbooks propose également des options de personnalisation pour les factures :
- Conception : style du modèle, couleur, police d’écriture, détails du transfert électronique de fonds, taille des marges ;
- Contenu : ajouter ou supprimer des champs sur la facture ;
- E-mails : personnalisation du modèle de l’e-mail qui sera envoyé avec les documents.
Note : on a la possibilité d’imprimer la facture, de générer un lien vers une version électronique de la facture, ou même d’envoyer la facture directement sur Whatsapp.
Factures récurrentes
Quickbooks permet également de créer des factures récurrentes paramétrables :
- Facturation planifiée : créer la facture à un nombre de jours défini avant la transaction ;
- Rappel de paiement : alerter à un nombre de jours défini avant la date de transaction ;
- Transaction non planifiée : enregistrer un modèle de transaction récurrente qui peut être envoyée manuellement à une date non spécifiée.
On peut également paramétrer si les factures récurrentes doivent être envoyées automatiquement par e-mail à la date définie ou tout simplement imprimées sur papier.
Gestion commerciale
Quickbooks permet d’envoyer les documents de vente aux clients directement en ligne. Il vous notifie ensuite de la réception et de l’ouverture de l’e-mail par le client, et lance des alertes en temps réel dès le paiement de chaque facture. D’ailleurs, Quickbooks est conforme à la loi anti-fraude à la TVA.
Gestion des dépenses
En utilisant la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), Quickbooks permet d’enregistrer les factures automatiquement à l’aide de la caméra d’un smartphone. Les factures capturées sont automatiquement transcrites en écritures comptables et enregistrées pour garder la comptabilité à jour.
Prévisionnel de trésorerie
Quickbooks génère un aperçu en temps réel de l’état des flux de trésorerie. En se connectant à votre compte bancaire, il permet de maintenir le suivi des entrées et sorties d’argent grâce à son tableau de bord qui est accessible depuis un ordinateur ou un smartphone. Le prévisionnel de trésorerie donne la possibilité d’anticiper le niveau de trésorerie jusqu’à 90 jours en avance.
Rapports
Quickbooks génère des rapports personnalisés pour fournir une riche perspective sur les performances commerciales. Il propose les rapports sur :
- Aperçu général de l’entreprise : audit, bilan, revenus et pertes, relevé de trésorerie, etc. ;
- Créanciers : solde des clients, liste des factures, factures ouvertes, liste des relevés, liste des conditions de paiement, impayés, etc. ;
- Ventes et clients : Liste des contacts, devis clients, revenus par client, valorisation de l’inventaire, liste des modes de paiement, liste des produits/services, ventes (par client/produit), liste des transactions, etc. ;
- Dettes : liste des paiements effectués, factures non-payées ;
- Dépenses et fournisseurs : détails des chèques, dépenses par fournisseur, achats par produits / service, achats par fournisseur, liste des contacts fournisseurs, liste des transactions par fournisseur ;
- Employés : liste des contacts des employés, activités récentes, heures de travail par employé ;
- Pour l’expert-comptable : liste des comptes, bilans, grands livres, journaux de vente, revenus et pertes, transactions récentes, rapports de réconciliation, liste des modèles types, relevé de trésorerie, transactions, balance générale des comptes ;
- Rémunération : liste des employés, heures de travail récentes, heures de travail par employé.
Points forts de Quickbooks
Intégrations
Quickbooks s’intègre avec plus de 600 logiciels professionnels populaires parmi lesquels on retrouve :
- Paiements : Shopify, Stripe, Square, Paypal ;
- Gestion clientèle : Method CRM ;
- Gestion de projets : Method CRM, Big Time, Builder Trend ;
- Analyses des performances : Syft Analytics, Fathom, Qvinci, LivePlan ;
- Préparation de taxes : Syft Analytics, Fathom, Qvinci, LivePlan ;
- Synchronisation de données : Syft Analytics, Fathom, Qvinci, LivePlan ;
- Suivi de dépenses : Business Importer (import depuis Excel, Google Sheets, CSV), Bulk Import Excel ;
- Suivi de l’inventaire : Erplain, SOS Inventory, Connex, BigCommerce ;
- Suivi des heures de travail : Quickbooks Time.
API
Quickbooks propose un API RESTful gratuit utilisé pour effectuer des opérations API sur la base de données de l’entreprise Quickbooks. Cela donne la possibilité de créer des applications qui seront intégrées avec la plateforme Quickbooks.
À qui Quickbooks convient-il ?
Quickbooks s’adresse essentiellement aux indépendants, auto-entrepreneurs, consultants, agences, artisans, commerçants, TPE et PME dans les secteurs d’activité :
- Développement de logiciel ;
- Services de Santé ;
- Opérateur touristique ;
- Construction ;
- Comptabilité.
Ressources d’aide de Quickbooks
Guides de prise en main
Quickbooks met à disposition des formations, de la documentation, des tutoriels vidéo, un service client gratuitement. Le service client peut être contacté par chat sur le site web (la plateforme), par e-mail, et par téléphone.
Aide à la carte
Quickbooks propose également un centre d’aide sur lequel on retrouve tous les articles d’aide ainsi qu’une liste de questions posées par les utilisateurs qui ont été répondues par le service d’assistance.
Autres ressources
Quickbooks propose d’autres ressources comme les actualités sur le logiciel, un blog pour les entrepreneurs, et des études du logiciel faites par les utilisateurs.
Notre avis sur Quickbooks
Quickbooks est un logiciel de gestion commerciale et de comptabilité bien développé. Il est idéal pour les professionnels et entrepreneurs de TPE-PME cherchant à centraliser leurs processus administratifs.
Il propose un grand nombre d’intégrations et de fonctionnalités utiles comme la gestion automatique de la TVA, les rapprochements comptables, la synchronisation en temps réel avec les comptes bancaires, et l’utilisation de la technologie OCR pour l’enregistrement de documents. On espère voir à l’avenir d’autres fonctionnalités comme la gestion de stock.
